Gestionar una casa rural no es complicado, pero tampoco es una tarea fácil. Hay que realizar numerosas acciones diarias, semanales y mensuales que son necesarias para rentabilizar nuestro negocio, y en algunas de ellas la experiencia y profesionalidad en el sector es fundamental para obtener los beneficios deseados.
Cómo gestionar una casa rural
Para gestionar una casa rural es importante tener controlados varios puntos, todos conectados entre sí pero bastante diferentes entre ellos.
En La Solución Rural nos encargamos de todos ellos, así que os daremos algunos consejos a seguir sobre gestión de casas rurales para que resulte más fácil comprobar y confirmar que vamos por el buen camino.
A continuación, indicamos los puntos importantes para que una casa rural sea rentable.
Gestión de Ingresos
Evidentemente, un punto fundamental para la gestión de nuestro alojamiento rural es tener altos ingresos que nos permitan cubrir los costes fijos mensuales.
¿Cómo obtenemos unos buenos ingresos?
A través de lo que llamamos un buen “Yield management”.
¿Qué es el Yield management o el Revenue management?
Se trata precisamente de vender nuestro alojamiento al mejor precio (basándonos en los precios de la competencia, del mercado…), de saber establecer mínimas y máximas estancias según nos interese, de establecer ofertas a cambio del pago total anticipado sin reembolso (o al menos una parte), etc.
Cómo hacer un buen Yield management
Lo primero que debemos hacer para gestionar una casa rural es un buen estudio de mercado. Con esto lo que queremos saber es qué tipo de oferta en cuanto a alojamiento tenemos a nuestro alrededor. Qué ofrecen esos alojamientos rurales, de qué categoría son, dónde se comercializan…
Todo ello para tratar de, por una parte, saber dónde estamos y dónde ubicarnos y, por otra parte, conocer aquellos puntos en los que poder diferenciarnos respecto al resto.
Tras el estudio de mercado, para una buena gestión del negocio rural, debemos estudiar la competencia, analizar los puntos fuertes y débiles de la misma y posicionarnos al respecto. Lo ideal es, si tenemos un pequeño presupuesto inicial, alojarnos en aquellos alojamientos que consideremos que compiten con nosotros. De este modo conseguiremos por una parte analizar de primera mano sus puntos fuertes y débiles para, por otra parte y mucho más importante, mejorar esos puntos débiles en nuestro propio alojamiento y desde un punto de vista de cliente, lo que nos permitirá tener o adoptar un carácter diferenciador.
En tercer lugar de la gestión del alojamiento rural, tendremos que analizar los posibles canales de comercialización en los que ofrecernos.
Aunque existen canales únicamente dirigidos al mundo rural (TopRural, Escapada Rural, Rusticae,…), es cierto que cobran un precio bastante elevado (algunos, de hecho tienen importes fijos mensuales sin importar el número de reservas que nos proporcionen), por lo que hoy en día, para empezar con nuestro negocio rural, lo que más nos interesa es tener una buena página web que ofrezca la posibilidad de hacer reservas directas y, muy a nuestro pesar, publicarnos en el mayor canal comercial de alojamientos: booking.com.
Muy importante es saber que este canal no nos cobra un importe fijo mensual, sino una comisión por reserva PERO no nos aconseja sobre precios, estancias ni ofertas, es decir, SOLO nos publica en él, sin importar si somos caros, baratos, si tenemos muchas o pocas reservas.
Este tipo de gestión debemos realizarla nosotros mismos. Es lo que ya hemos denominado “yield management” y es fundamental para obtener rentabilidad en la casa o alojamiento rural.
En último lugar pero el más importante de todos, está la gestión de precios y de reservas. Esto significa, por una parte, saber qué precio debemos poner (en función tanto del estudio de mercado como del estudio de la competencia), y por otra, establecer un buen calendario de fechas en función de la demanda.
Explicamos con detalle estos puntos:
Respecto al precio que ponernos al alojamiento rural, tenemos que saber que no tiene porqué ser un precio fijo. Debemos ser muy activos en cuanto al cambio de tarifas, ya que debemos anticiparnos a cualquier posible cambio (ya sea positivo o negativo) para reaccionar a tiempo y no perder dinero.
El precio que pongamos irá en función de nuestra competencia y de la demanda, que sabemos que a priori irá en función del calendario, es decir, podemos establecer ya de antemano fechas en que sabemos que la demanda va a ser mayor (puentes, eventos importantes en la zona, períodos vacacionales como Pascua o verano…) para incrementar el precio durante ese período en el que sabemos que va a haber mayor demanda.
Por otra parte, este calendario nos da la información de las estancias que nos interesan, es decir, si hay un puente determinado de 4 días, nos interesa que las reservas sean de mínimo 3 noches, de modo que todas las estancias ocupen el puente entero y obtengamos la rentabilidad deseada sin incurrir en mayores gastos (si son estancias más cortas, los costes aumentan puesto que debemos limpiar las habitaciones y la ropa de cama y baño más veces para conseguir los mismos ingresos…).
Una vez tengamos los precios y el calendario claro, tendremos que ir analizándolo para saber cuándo subir o bajar precios y cuando ampliar o disminuir las estancias.
La experiencia es lo que más ayuda en este punto, puesto que aunque el comportamiento de los clientes podemos deducirlo un poco, no siempre y no en todo tipo de eventos es igual (hay eventos o períodos donde las reservas se realizan con más antelación, como la pascua o los puentes nacionales, mientras que hay otros que son de última hora o dependen de algo más concreto, como los eventos deportivos).
Lo que es importante es que intentemos (siempre que el mercado y la competencia nos lo permita) cobrar por anticipado una cantidad que, además, será no reembolsable, puesto que esto nos dará un “colchón” de ingresos que nos proporcionará más holgura a la hora de realizar cambios de estrategia de ventas. Pero además, dentro de todos los ingresos también debemos tener en cuenta las subvenciones para casas rurales. Estas son muy interesantes y hemos explicado las más cuantiosas y la forma de obtenerlas.
Gestión de Gastos
Por supuesto, una buena gestión de ingresos debe ir acompañada de una buena gestión de gastos. Esta es la segunda gran parte de «cómo gestionar una casa rural«.
Es cierto que no necesitamos tener un super programa para realizar esta gestión, pero tenemos que realizar un buen control de nuestros gastos.
Con una buena plantilla donde se nos marquen las cuentas de gastos más importantes y que nos permita el análisis mensual de dichos costes y la comparativa respecto a otros meses y años diferentes será suficiente para saber cómo estamos haciendo las cosas y si necesitamos o no realizar algún cambio en la gestión.
Aunque parezca mentira, las cuentas de gastos más importantes o que más afectan a un alojamiento rural son prácticamente las mismas que las que afectan a cualquier tipo de alojamiento/negocio turístico, desde un hotel urbano a un camping, por lo que hay que revisar siempre estas cuentas y hacer comparativas con respecto a otros períodos para que no se nos escape nada.
Hay que considerar que cualquier cambio de gestión en alguna de esas cuentas más relevantes puede hacer que tengamos mayor o menos rentabilidad.
Los gastos de suministros (luz y agua principalmente), los gastos de personal (en caso de tener contratado a alguien para realizar determinadas tareas de check-in y check-out o en limpieza), los gastos de lavandería (que en este caso aumentan notablemente si los subcontratamos en una persona o empresa externa) y los gastos de comercialización o distribución así como de publicidad.
Estos gastos son los que más van a afectar a nuestra cuenta de resultados, por lo que es primordial tener un control absoluto sobre ellos y establecer algún tipo de señal o alarma que se nos dispare cuando sufran variaciones importantes respecto a otros períodos.
Para ello controlar los gastos de la casa rural, dentro de la hostelería hay ratios concretos basados en la experiencia que pueden darnos una idea de por dónde movernos.
Es importante recordar cada mes realizar un análisis de los costes, y ajustar nuestras ideas o realizar los cambios oportunos cuando no tengamos respuesta ante una variación determinada. Un cambio de compañía de suministro eléctrico (o cambio de tipo de contrato), una modificación con la empresa o persona de limpieza o lavandería pueden hacernos ganar o perder mucho dinero, por lo que tenemos que estar siempre al corriente para poder reaccionar lo antes posible.
Una vez hemos tenemos claro cómo gestionar una casa rural tras saber cómo realizar una buena gestión de ingresos, una buena gestión de gastos y tenemos las empresas y/o plantillas necesarias para realizarlo, os recomendamos:
- Hacer un presupuesto anual de nuestro negocio rural dividido por meses. Esto nos permitirá pensar en todos los eventos posibles mes a mes, establecer los precios oportunos y nuestra estimación de ocupación, así como contar con los gastos correspondientes, de modo que evitemos en la medida de lo posible, las sorpresas futuras y, además, nos prepare con antelación suficiente para aquellos períodos de mayor trabajo (tanto a nivel de tareas como a nivel de personal en caso de que nos lo podamos permitir).
- Realizar un buen presupuesto nos ayudará posteriormente para analizar mes a mes nuestra cuenta de resultados, puesto que nos hará saltar las alarmas de lo conseguido tanto a nivel de ingresos como a nivel de gastos en función a lo esperado. Siempre debemos tener respuesta ante cualquier desvío de las cuentas en comparación con nuestro presupuesto.
Y ahora que ya tenemos claro lo que significa realizar una buena gestión de nuestro negocio rural, vamos a tratar de solventar algunas dudas que puedan surgir respecto a cómo gestionar una casa rural y que pueden afectar a los ingresos y los gastos de los que hemos hablado:
¿Es igual la gestión de una casa rural que de un hotel rural?
Como ya hemos comentado, la gestión de una casa rural y la gestión de un hotel rural es la misma, puesto que son los mismo factores los que afectan a nuestros gastos y a nuestros ingresos.
La única diferencia va a ser el número de habitaciones y plazas a vender y, por tanto, el hecho de tener mayor o menor capacidad hará que tengamos que estar más o menos pendientes y que le tengamos que dedicar más o menos tiempo a cualquiera de nuestras tareas de gestión (mayor tiempo para analizar la competencia, para modificar los precios, para aumentar o disminuir las mínimas o máximas estancias, para analizar los costes, etc…).
Por supuesto, siempre la ayuda de profesionales capaces de detectar cualquier anomalía en menor espacio de tiempo nos permitirá actuar y reaccionar antes para evitar perder ingresos o ganar gastos. Mucho más si, además de esto, encontramos a profesionales que también nos sugieran de forma rápida y clara cómo actuar y dónde e incluso que nos faciliten soluciones ante cualquier problema.
¿Es posible la gestión de casas rurales gratis?
Depende de los conocimientos y la experiencia en el sector.
Hay que tener en cuenta que gestionar una casa rural conlleva muchas tareas y acciones a llevar a cabo casi a diario y para que dicha gestión sea gratis, el propietario tiene que realizar todas y cada una de ellas:
- Encargarse de la atención al cliente (check-in, check-out).
- Atención durante la estancia.
- Responder a los comentarios de los clientes en los diferentes portales de opinión.
- Lllevar la gestión de ingresos (yield management diario, establecimiento de tarifas, control de los canales de ventas, negociación con los canales de ventas…).
- Controlar los gastos (llevar la contabilidad y facturas, control de las cuentas de gastos del establecimiento, buscar presupuestos para decidirnos por la mejor opción…).
- Limpieza del establecimiento rural y/o habitaciones del mismo.
- Lavado de ropa de cama y toallas…
- Además, también debemos realizar otras tareas mensuales y trimestrales como análisis de la cuenta de resultados, declaración de impuestos, etc.
Por todo ello, recomendamos que si no se tiene experiencia en el sector, lo mejor es delegar alguna de las acciones diarias que más influyen en el resultado económico del negocio rural (como el yield management y el control y negociación con los diferentes portales de venta) así como alguna tarea más complicada como la declaración de impuestos.
El resto de tareas, principalmente relacionadas con la atención al cliente, se pueden realizar por nuestra cuenta, por lo que se evita de este modo incurrir en gastos mensuales adicionales como la contratación de personal, que al final no son directamente proporcionales a las ventas o los ingresos obtenidos (aunque sea un mes de temporada baja, el gasto de personal es fijo todos los meses).
Ventajas de la gestión de casas rurales a través de La Solución Rural
Como hemos visto en los puntos anteriores, son muchas las acciones y tareas a realizar cuando emprendemos un negocio rural. Todas ellas necesitan de mucho tiempo y atención para hacerlas bien y, con ello, obtener los mejores resultados económicos.
Desde La Solución Rural podemos ayudaros a gestionar vuestra casa rural realizando muchas de esas tareas, en función de los conocimientos del sector o del tiempo disponible para hacerlas: desde esa parte en la que se necesita más experiencia y más profesionalidad en el sector (yield management, control y negociación de los portales de venta…), pasando por la contabilidad y el análisis de las cuentas de gastos del establecimiento y hasta proporcionar las plantillas necesarias para los controles de las reservas y estancias de los clientes o de la cuenta de resultados.
En el caso del yield management, por ejemplo, no supone un coste fijo elevado, puesto que el gasto va en función a la facturación del negocio (de este modo, en temporada baja el coste es muy inferior al de temporada alta). La Solución Rural cobra un porcentaje de comisión por las ventas, encargándose profesionalmente del yield management, de los cambios diarios de tarifa, de los canales de ventas…en definitiva, de aquellas acciones que requieren más conocimientos.
El propietario, con esta estrategia, pasa a concentrarse en la atención al cliente y de las tareas de puesta a punto de su negocio, siempre con el consejo de La Solución Rural en caso necesario, lo que le permite tener más tiempo para ello y adquirir conocimientos y experiencia.
Además, La Solución Rural puede llevar también la contabilidad del negocio (si ese no es el punto fuerte del propietario) desde un punto de vista profesional y basándose en la amplia experiencia en el sector con un coste fijo mensual reducido, o proporcionar por muy poco precio, las plantillas necesarias para poder realizar el control de las reservas, el presupuesto anual o el control de las cuentas de gasto. Todo depende de las necesidades del propietario.